Le logiciel doit être (de préférence) installé dans le dossier C:\TAXI2003. Dans le cas d'une utilisation en réseau local, il faut que ce même dossier soit partagé en accès complet pour tous les autres utilisateurs.
LE LOGICIEL NE SUPPORTE PAS LES NOMS DE DOSSIER CONTENANT DES ESPACES NI LES "NOMS LONGS"
Veillez à ne pas installer le logiciel dans les dossiers suivants :
C:\PROGRAM FILES\TELETAXI
C:\MES DOCUMENTS\JEAN PIERRE\TELETAXI
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\...
Pour lancer le logiciel, cliquez sur le bouton "Démarrer" puis "Programmes" (ou "tous les programmes") puis sur
"Télé Taxi" et
encore sur "Télé Taxi" dont L'icône représente un véhicule blanc
sur fond de France verte.
Une fois lancé, le logiciel va ouvrir une fenêtre vous demandant un nom et un mot de passe. Il n'y a aucun mot de passe par défaut, il vous sera possible d'en configurer un plus tard.
Entrez dans la zone "Nom" : moi
(minuscule ou majuscule, pas de vérification). Laissez la zone "Mot de Passe" vide puis cliquez sur le bouton "OK".
Ensuite, une fenêtre s'ouvre, indiquant
que la clé d'utilisation du logiciel n'est pas correcte et il vous est demandé
de saisir la bonne clé.
Si vous avez reçu une clé de notre part, veuillez la saisir ici.
NOTA : tant que vous n'aurez pas saisi une clé correcte, vous ne pourrez pas éditer de factures ni les télétransmettre. Le logiciel garde toutes ses fonctionnalités et limite seulement ces deux particularités
Une fois cette fenêtre fermée, le logiciel est complètement fonctionnel et utilisable.
Pour commencer, il faut créer la "société" que vous utiliserez (vos coordonnées) ainsi que le ou les véhicules utilisés pour les divers transports et chauffeurs affectés.
Nous vous montrons ci-dessous le menu général :
Tout au long de cette documentation, quand nous parlerons de "menu général", c'est à cet écran que nous ferons référence.
A ce menu général, cliquez (avec le bouton gauche) une fois sur le bouton en bas à droite "Paramètres". Un menu apparaît, contenant toutes les fiches de paramètre utilisées dans le logiciel. Double-cliquez sur la ligne "Paramètres Société".
L'écran suivant apparaît : veuillez commencer par renseigner l'onglet sur lequel vous vous trouvez :
Raison sociale : Votre dénomination commerciale.
Nom - Type – adresse : entrez vos coordonnées.
Fin Exercice : laisser cette zone vide.
Iden Sécu : entrez votre numéro d'identification à la Sécurité Sociale (9 chiffres commençant par le numéro de département d'activité).
N° Siret – Code Ape : votre N° de Siret et APE.
RCS – Capital – N° IntraCommunautaire – etc.. : Aucune de ces zones ne sont obligatoires. Veuillez remplir les zones qui vous intéressent.
Passez ensuite à l'onglet "Avancé" :
Bannière personnalisée – Centre du tiers : laisser tel quel.
Mot de Passe Feu Vert : si vous êtes abonné au service "Feu Vert", spécifiez ici votre mot de passe.
N° Cpt Cli Défaut : pour les transferts avec la Comptabilité, vous pouvez spécifier ici la racine comptable par défaut de chaque compte client.
N° Banque : entrez le N° de compte pour la Banque en Comptabilité (par défaut : 512).
Rep W615 : par défaut (et laissez-le tel quel ) : "c:\taxi98\W615\W615_32.EXE"
Rep Compta : vous pouvez spécifier le dossier contenant le logiciel de Comptabilité utilisé.
Rep Export Compta : entrez ici le dossier où le fichier d'échange avec la comptabilité devra être créé. Veuillez contacter notre service Hot Line pour plus d'informations si vous désirez exporter les factures et règlements en Comptabilité.
Nota : si vous double-cliquez sur une de ces trois zones, une fenêtre d'explorateur s'ouvrira automatiquement afin de renseigner plus facilement le chemin de ces élements.
N° Série – Clé : permet de saisir la clé que
vous recevez trimestriellement pour activer le logiciel.
Par défaut, quand le logiciel ouvre une fiche "patient", celle-ci n'est pas en "modification automatique". Il faut cliquer sur un bouton en haut de l'écran afin de "passer en modification".
Si cela vous est contraignant, il suffit d'accéder au troisième onglet de cet écran : (onglet "Param") et cocher la case "Modi Patient" en bas de cette page (zone entourée de rouge sur la copie d'écran ci-contre).
C"est à travers cet écran que vous pouvez aussi paramétrer quels sont les imprimés que vous utilisez dans votre département (zones entourées de rose sur la copie d'écran). Ces imprimés seront sélectionnés automatiquement lorsque vous ouvrirez l'écran des éditions des factures et annexes.
Veuillez aussi paramétrer le dossier où les sauvegardes vont s'écrirent (zone bleue). Le lecteur de disquette porte toujours la lettre "A :" et les clés USB portent toujours une lettre supérieure à "C :" (C : étant votre disque dur).
Cliquez sur la croix rouge en bas à droite afin d'enregistrer et fermer cet écran.
Ensuite, toujours dans ce menu "Tables de Paramétrage", doubles-cliquez sur la ligne "Conducteurs/Accompagnateurs".
Nota : Une fois que vous avez créé un chauffeur et que des courses ont été saisies pour celui-ci, vous ne pourrez plus le supprimer. Dans le cas d'un départ de cette personne ou simplement pour plus pouvoir "l'utiliser" dans la gestion des courses, il suffit de revenir dans cet écran et décocher la zone "Circule".
L'écran suivant apparaît :
Créez tous les chauffeurs en activité. Si vous gérez plusieurs "'sociétés" (agréments Sécurité Sociale), veillez bien à rattacher chaque chauffeur à sa société.
Si la case à cocher "Circule" n'est pas cochée, le chauffeur n'apparaîtra nulle part dans le logiciel. Faites bien attention à ce que cette case soit cochée pour tout chauffeur actif.
Pour fermer cette fenêtre, cliquez sur la croix rouge en bas à droite de l'écran.
Vous pouvez revenir et créer autant de chauffeurs que vous le désirez tout au long de l'utilisation du logiciel.
Une fois les chauffeurs créés, vous devez créer tous les véhicules que votre société utilise. Pour ce faire, double-cliquez sur la ligne "Véhicules" du menu "Paramètres".
L'écran ci-dessous
apparaît. 
Pour ajouter un véhicule, cliquez sur le bouton "Ajouter" en bas puis saisissez tous les renseignements demandés :
- L'immatriculation de celui-ci et sélectionnez bien à quelle société celui-ci appartient.
Lors de la saisie d'une course, le fait de choisir le véhicule va permettre au logiciel de connaître quel identifiant Sécurité Sociale utiliser pour facturer le transport effectué.
- Cochez la case "Circule" afin de pouvoir utiliser ce véhicule pour les courses à effectuer,
- Spécifier le numéro de stationnement du véhicule (celui-ci doit être inscrit sur les factures transmises aux organismes payeurs).
- Spécifiez le titulaire (l'utilisateur) courant du véhicule.
NOTA : Lors de la saisie de la course, quand vous choisirez ce véhicule, le chauffeur sera automatiquement rattaché mais il vous sera possible d'attribuer un autre chauffeur de cette voiture pour la course que vous serez en train de créer.
- Optionnellement, vous pouvez spécifier la date du dernier passage aux Mines pour ce véhicule. s'il n'y est jamais passé, vous pouvez saisir la date à laquelle le véhicule devra passer.
Si vous entrez une date, à chaque ouverture du logiciel, celui-ci vous alertera sur les véhicules pour lesquels le passage aux Mines arrive à terme.
Une fois les véhicules saisis, vous pouvez fermer cette fenêtre.
Avant de pouvoir saisir des courses, il faut créer et/ou vérifier quels tarifs le logiciel va utiliser. Pour ce faire, allez dans ce menu "Paramétrages" puis double-cliquez sur la ligne "Tarification Taxi".
Créez par défaut tous les tarifs que vous utilisez (très souvent, deux : un tarif pour les courses "Sécurité Sociales" et un tarif pour les courses "Normales".).
Pour chaque tarif, lors de la création de celui-ci, la date d'application est le jour même. Si ce n'est pas le cas (par exemple, vous avez pris connaissance du nouveau tarif applicable au 05 janvier, le 30 janvier. Lors de la création de celui-ci, l'ordinateur va mettre la date d'application du tarif au 30) c'est à vous de changer cette date d'application en cliquant dans cette zone et rectifier.
NOTA : ON NE SUPPRIME JAMAIS UN TARIF.
Le jour où le tarif augmente, il ne faut SURTOUT PAS MODIFIER LE TARIF EXISTANT mais créer un nouveau tarif et spécifier chaque montant à nouveau.
On ne supprime jamais un tarif car s'il faut créer une course sur une période antérieure, le fait de supprimer ou modifier l'ancien tarif ne permettrait pas de récupérer les divers montants applicables à cette date.
Dans cet écran, le bouton "RECALCUL" sert à remettre à jour le tarif de toutes les courses qui n'ont pas été encore facturées.
8/ Saisie des Codes d'activation de la Télétransmission
Avant de commencer à saisir vos patients et courses, il faut d'abord
paramétrer certaines parties de la télétransmission.
8.1/ Connaître le modem utilisé :
Il faut d'abord savoir quel modem vous utilisez et sur quel port il est connecté.
Pour ce faire, cliquez dans la barre de démarrage de Windows sur le bouton "Démarrez" puis ouvrez le panneau de configuration (menu "Démarrez – Paramètres – Panneau de configuration" ou "Démarrez – Panneau de configuration").
Cliquez sur l'icône "Modems" ou "options de Modems et téléphonie". Cliquez sur l'onglet "Modems". Une liste apparaît, affichant tous les modems connectés à votre ordinateur. Notez le "port com" sur lequel le modem à utiliser est rattaché.
Ce "port com" sera à sélectionner dans le logiciel TéléTaxi. Le nom du modem est aussi indiqué sur cet écran.
NOTA : il se peut que votre modem ne soit pas référencé dans le logiciel "Télétaxi" mais celui-ci couvre la quasi-totalité des modems du marché.
En cas d'incompatibilité ou soucis de télétransmission, n'hésitez pas à vous rapprocher de notre service technique au 04 42 54 04 44.
8.2/ Définir le modem à utiliser dans Télétaxi
Une
fois le "port com" connu dans Windows, il faut spécifier celui-ci dans
le logiciel.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton "TéléTrans" du menu général puis cliquez TOUT EN HAUT DE L'ECRAN sur le mot "Paramètres" (ceci est un menu) puis choisir l'option "Saisie des Destinataires". Cliquez ensuite sur l'onglet "Modems".
Cochez le numéro de port utilisé par le modem. Vérifiez ensuite que la vitesse choisie est bien "2400" et que les trois cases à cocher du milieu soient cochées.
Faites dérouler la liste "Choix Modem" afin de sélectionner le modem qui correspond au votre.
S'il ne figure pas, nous sommes à votre disposition pour définir quel modem correspond au votre.
8.3/ Saisie des Code TÉLÉTRANSMISSION
Pour pouvoir télétransmettre les factures
aux différentes caisses, il faut saisir le "code de télétransmission"
fourni par nos services.
Toujours dans cet écran de paramétrage de la télétransmission, cliquez sur L'onglet "Destinataire" et entrez, pour chaque caisse, le code qui vous a été transmis dans la zone "Control Clé".
Au menu général, cliquez sur le bouton "Patients" afin d'ouvrir la liste des patients déjà créés.
Lors de la première ouverture, le logiciel détecte qu'aucun patient n'existe et passe en création d'un nouveau patient automatiquement.
Remplissez tous les champs un après l'autre.
Pour passer aux zones suivantes, appuyez
sur la touche "TAB" du clavier. 
Pour remonter
sur la zone précédente, il suffit de maintenir la touche "Shift"
enfoncée et appuyer sur la même touche "TAB". La touche "Shift"
(représentée par une flêche allant vers le haut) se trouve
de part et d'autre de la barre d'espace du clavier.
Toutes les zones où figure
une flèche allant vers le bas 
sont des listes
déroulantes. Ces listes déroulantes sont faites pour vous suggérer ce qui
a déjà été tapé dans ces zones.
Chaque fois que vous ajoutez un caractère dans cette zone, le logiciel recherche les données commençant par ce que vous avez saisi et vous propose la suite.
Si vous voulez afficher la liste de tous les éléments commençant par ce que vous avez déjà saisi, cliquez sur ce bouton en forme de flèche allant vers le bas (triangle noir sur la droite de la zone de saisie).
Exemple : vous avez commencé à taper "au" dans la zone "ville" et décidez de cliquer sur la flèche basse : le logiciel affichera toutes les villes commençant par ce que vous avez tapé puis les suivantes. Il suffit d'utiliser les flèches de direction (sur le clavier) ou la souris pour sélectionner précisément l'élément voulu.
Ces listes déroulantes peuvent être enrichies des nouvelles données saisies. Par exemple, si vous saisissez une ville inconnue du logiciel, une fois que vous aurez appuyé sur la touche "TAB" pour passer au champs suivant, le logiciel vous proposera de créer cette nouvelle ville.
Particularités :
- Veillez à bien saisir le numéro de Sécurité Sociale de l'assuré ET sa date de naissance. Lors de la télétransmission, les caisses vérifient ces éléments et refuse la facture si un des deux éléments n'est pas renseigné ou non concordant.
- Spécifiez toujours un prescripteur dans la fiche du patient.
- Spécifiez une date dans la zone "Début Prescr" car certaines caisses ne prennent pas en compte les factures si une date de prescription n'est pas renseignée. Lors de la facturation d'un transport, le logiciel peut refuser de le facturer si une date de prescription n'est pas renseignée.
- Affiliation : cette zone n'est pas obligatoire mais si elle n'est pas renseignée, vous ne pourrez pas générer de facture aux organismes financeurs.
Pour spécifier une affiliation : cliquez dans la zone grise en bas à gauche de l'écran. La liste de toutes les caisses apparaît sur la droite de l'écran. Sélectionnez la caisse où le patient est inscrit, le "code interne" de la caisse sera automatiquement reporté sur la gauche de sa fiche.
La sauvegarde de vos données est une procédure facile, rapide et très importante.
L'informatique n"est pas fiable à 100 % !!. En cas de problème, c"est votre seule bouée de sauvetage et pourra vous éviter de ressaisir tous vos patients et courses !!
Pour effectuer
une sauvegarde de vos données (il faut que le logiciel Télétaxi
soit fermé !), cliquez sur le menu Windows "Démarrez" puis
"Programmes" (ou "tous les programmes") puis "Télétaxi"
et enfin sur "Sauvegarde journalière" 
Dès
son lancement, ce module vous demande si vous voulez faire une sauvegarde
sur votre disque dur.
Si vous répondez par la négative, le logiciel va créer une sauvegarde de vos données sur le support amovible défini dans le logiciel TéléTaxi (menu général – bouton "Paramètres"– "paramétrage Société" – onglet "Param." – zone "Rep Sauvegarde").
Nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur le disque dur puis une sauvegarde sur le support externe et ce, TRES REGULIEREMENT.
Si vous êtes en réseau ou si le logiciel
a été réinstallé incorrectement, il se peut que celui-ci vous demande de lui
indiquer quelle base il doit utiliser.
La fenêtre suivante apparaît : veuillez indiquer où se trouve la base "data.mdb" que le logiciel va utiliser.
Par défaut, cette fenêtre s'ouvre dans le répertoire contenant le logiciel ("c:\taxi98") mais, la base pouvant être ailleurs, cette fenêtre vous permet de spécifier un autre emplacement (exemple : F:\taxi, \\serveur\taxi98, ….)
Prenons L'exemple que la base "Data.mdb" se trouve sur L'ordinateur "Outils' du réseau local :
- 1 : Commencer par faire dérouler la liste en regard de "Regarder dans :" (carré rose),
- 2 : cliquez sur lecteur désignant le disque qui contient la base (ici, disque E: ). Une fois cliqué, cette fenêtre disparaît et le contenu du disque E: apparaît. Double-cliquez sur le dossier contenant la base afin " d'ouvrir " ce dossier puis cliquez une fois sur la base "Data.mdb" et ensuite sur le bouton "Ouvrir".
Une fois la base sélectionnée et cette fenêtre effacée, la barre d'état (tout en bas de L'écran) indique : " Rattachement aux tables en cours… ". Une fois ce texte disparu, le logiciel utilise dorénavant la base spécifiée.
12/ L'Explorateur Windows ?
L'explorateur Windows est un programme très utile pour :
"explorer" le contenu de l'ordinateur,
déplacer ou copier des fichiers.
On peut y accéder de différentes
façons.
Suivant la façon dont on y accède, le contenu de la fenêtre de droite sera
différent. On pourra afficher un autre contenu en sélectionnant un autre dossier
dans la fenêtre de gauche.
| commande à effectuer : |
contenu affiché : |
| - Win+E (touche Windows
|
Poste de Travail |
| - menu Démarrer, Programmes, Accessoires, Explorateur Windows |
lecteur C: |
| - clic droit sur menu Démarrer, sélectionner "Explorer" |
C:\WINDOWS\Menu Démarrer |
12/2 Utiliser L'explorateur Windows
A l'ouverture, l'Explorateur Windows affiche
deux fenêtres :
- la fenêtre de gauche = les dossiers,
- la fenêtre de droite = le contenu du dossier sur lequel la partie de gauche pointe.
Paramétrage :
Nous vous conseillons de paramétrer L'explorateur afin que la partie de droite affiche le détail des fichiers. Pour ce faire, cliquez sur L'icône représentant des dossiers (encadré de rouge ci-dessus) puis choisissez "Détail" ou bien cliquez en haut sur le menu "Affichage" puis choisissez "Détail"'.
Il faut aussi, pour plus de prudence, afficher TOUS les fichiers. Pour activer cette fonction, cliquez sur le menu "Outils" en haut de L'écran puis choisissez "Option des dossiers". Cliquez ensuite sur L'onglet "Affichage" et cochez les éléments comme ci-dessous :
Cochez "Afficher les fichiers et dossiers cachés"' afin que la sélection soit en regard de ce commentaire.
Décochez "masquer les extensions des fichiers dont le type est connu" afin d'éviter de lancer des programmes malveillants sans vous en rendre compte.
13/ Comment créer une facture
1: Le client existe déjà
- Choix du patient dans la liste des patients,
- Cliquez sur le bouton RDV,
- © Choisir le jour avec le calendrier,
- Inscrire les horaires,
- Choisir le type de tarification,
- Choisir le véhicule,
- Choisir le ou les Chauffeurs,
- Choisir le type de course (simple, A/R avec attente,A/R sans attente),
- Choisir le lieu de départ,
- Choisir le lieu d'arrivée,
- Si Transport Retour ==> Cliquez sur le bouton <CRÉER RETOUR>, indiquez les horaires du retour.
-Sinon cliquez sur le bouton <FACTURER>.
2: Le client n'existe pas
- Ajouter le nouveau patient,
- Cliquez en bas sur le bouton "Nouveau Rdv" afin de créer directement la course.
- Remontez à L'étape ©
Chronologie pour créer une facture série (nouvelle série)
1: Le client existe déjà
- Création de la première prise en charge de la série (premier transport),
- Choix du patient dans la liste des patients,
- © Cliquez sur le bouton RDV,
- Choisir le jour avec le calendrier,
- Inscrire les horaires,
- Choisir le type de tarification,
- Choisir le véhicule,
- Choisir le Chauffeur,
- Choisir le type de course (simple, A/R avec attente,A/R sans attente),
- Choisir le lieu de départ,
- Choisir le lieu d'arrivée,
- Cochez la case série.
- Si, dans cette série, le transport retour est prévu, cliquez sur le bouton <CRÉER RETOUR>, indiquez les horaires du retour.
- Cliquez sur le bouton <DUPLIQUER>
- Répondre à la question : "voulez vous créer des prise en charge A/R ".
- Choisir dans le calendier tous les jours de la série sauf celui de la première prise en charge que vous avez déjà crée (utilisez les flêches à droite pour vous déplace de mois en mois si la série court sur plusieurs mois),
- Le tableau de tous les jours de votre série va s'afficher,
- Vous pourrez modifier les horaires (Véhicules, chauffeurs, etc...),
- Cliquez sur le bouton <QUITTER ET FACTURER>,
- L'écran de facturation des séries vous permet de choisir les courses entre deux dates (NOTA : seul les transports du mois sélectionné, en cours, apparaissent, SI VOUS VOULEZ FACTURER L'INTEGRALITE DE LA SERIE, VEUILLEZ CHANGER LES DATES DE DEBUT ET DE FIN),
- Cliquez sur le bouton <SELECTIONNER TOUT> (vérifiez bien le nombre de transports sélectionnés !!),
- Cliquez sur le bouton <FACTURER>.
NOTA : Pensez au prescripteur et à la date de prescription. Si ces éléments ne sont renseignés, le fait de cliquer sur le bouton "Facturer" n'aura aucune incidence. Vérifiez donc que ces deux éléments soient correctement informés.
2: Le client n'existe pas
- Ajouter le nouveau patient.
- Revenez à L'étape ©